12 herramientas de productividad incluidas en Office 365

La mayoría de nosotros en el mundo empresarial confiamos en nuestros calendarios, hojas de cálculo y documentos de procesamiento de textos para hacer nuestro trabajo.

Pero la fuerza laboral se ha vuelto más global. La gente trabaja desde cualquier sitio y en todo tipo de dispositivos. A medida que la fuerza de trabajo ha evolucionado, también lo ha hecho el conjunto de herramientas básicas de productividad que todos utilizamos. Las herramientas como el correo electrónico no solo se han vuelto más móviles, sino que han tenido que ser más colaborativas.

Muchas empresas han trasladado la funcionalidad de correo electrónico a la nube y, en muchos casos, es a través de Microsoft Office 365.

Seis años después del lanzamiento, Office 365 de Microsoft es el servicio de nube empresarial más popular. Se estima que uno de cada cinco empleados corporativos usa un servicio en la nube de Office 365. De hecho, Office 365 tiene 70 millones de usuarios activos.

Más allá de tener siempre la última versión de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Sharepoint, OneDrive para empresas, Skype y Access, los clientes de Microsoft Office 365 Enterprise tienen una amplia gama de herramientas de productividad a su disposición. Echemos un vistazo a algunas de esas herramientas para comprender cómo pueden beneficiar al trabajador promedio:

Microsoft Flow

Esta herramienta permite al usuario automatizar flujos de trabajo, llamados Flujos, a través de las aplicaciones. Puede usar Flow para conectar alertas de correo electrónico y mensajería instantánea, sincronizar archivos entre aplicaciones o copiar archivos de un servicio a otro. Por ejemplo, si alguien completa un formulario en SharePoint, puede usar Flow para crear un nuevo cliente potencial en Dynamics365. Pero no está limitado a los servicios de Microsoft. También puede extraer información de Facebook o insertar archivos en Dropbox utilizando Flow.

Microsoft Forms

Esta herramienta le permite crear encuestas, concursos y encuestas y ver los resultados a medida que ingresan. Buenas noticias: Funcionará con hasta 5000 destinatarios.

Microsoft MyAnalytics

Esta herramienta le muestra cómo está gastando su tiempo de trabajo: desde la cantidad de tiempo que gasta viendo el correo electrónico hasta con quién colabora más, junto con otros horarios de citas o cuántas reuniones asiste a la semana. La herramienta se divide en algunas secciones: su tiempo, red, reuniones, correo electrónico, horario de atención, fuera de horario.

Microsoft Planner

¿Su equipo está distribuido por todo el mundo con muchos proyectos simultáneos y con entregas simultaneas? Planner ofrece a los usuarios una forma visual de organizar equipos. Proporciona cuatro funciones principales: un centro de información, categorización flexible, comunicación e información. Los usuarios de un equipo pueden crear planes, ensamblar y asignar tareas, compartir archivos, comunicarse con otros usuarios del equipo y recibir actualizaciones de progreso.

Microsoft PowerApps

Cree su propia aplicación con plantillas predefinidas que Microsoft proporciona. Aún mejor, puede conectar esa aplicación recién creada a otros servicios como CRM, SharePoint, una base de datos Oracle y más. Puede compartir sus PowerApps con un compañero de trabajo simplemente escribiendo su dirección de correo electrónico.

Microsoft StaffHub

Esta aplicación permite a los trabajadores y sus gerentes usar un dispositivo móvil para administrar los horarios y mantenerse en contacto. Los empleados pueden usar la herramienta para solicitar tiempo libre, intercambiar turnos y comunicarse con compañeros de trabajo. Los mensajes se pueden enviar a miembros individuales del equipo o a todo el equipo.

Microsoft Delve

Esta ingeniosa herramienta de visualización de datos incorpora elementos de las redes sociales con el aprendizaje automático. Delve descubre contenido en cuatro plataformas integradas de Microsoft: Exchange, OneDrive, SharePoint y Yammer. Busca relevancia en la información, como la interacción pasada y la actividad entre los usuarios.

Grupos de Office 365

Esta plataforma proporciona un espacio de trabajo compartido para los miembros del equipo. Proporciona opciones para crear y almacenar documentos, así como correo electrónico compartido. Los administradores de grupo pueden agregar miembros al grupo o eliminarlos.

Office 365 Video

Esta herramienta permite cargar, compartir y reproducir mensajes de video.

Sway

Sway es una herramienta de presentación profesional que en algún momento podría reemplazar a PowerPoint. Tiene un motor de diseño incorporado que ayuda a producir informes y presentaciones visualmente atractivos, lo que le permite arrastrar y soltar imágenes, texto, videos y gráficos en un formato basado en lienzo.

Power BI Pro

Power BI Pro es una herramienta para publicar informes, compartir cuadros de mandos, o colaborar con compañeros en espacios de trabajo.

Microsoft Advanced eDiscovery

Esta herramienta admite una búsqueda sencilla a través de buzones de Exchange Online, sitios de SharePoint Online y OneDrive para empresas en una sola búsqueda. Ediscovery permite a las organizaciones procesar miles de archivos y encontrar de manera rápida y eficiente los datos pertinentes. En la actualización más reciente, Microsoft añadió aprendizaje automático, codificación predictiva, la capacidad de reconocer archivos “casi duplicados” (documentos con contenido similar a otros), enrutamiento de correo electrónico que identifica solo mensajes nuevos y únicos en un hilo de correo electrónico y una exportación para la función de revisión. Exportar para revisión le permite exportar todos los datos a un archivo .CSV que conserva todas las propiedades y metadatos del documento.

 

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