Document Capture

La solución de digitalización definitiva para Microsoft Dynamics NAV

La solución más completa a nivel mundial para escanear facturas y otros documentos directamente desde Microsoft Dynamics NAV

Document Capture es la solución definitiva para el procesamiento de documentos dentro de Microsoft Dynamics NAV (Navision). Este add-on captura la información de los documentos que le llegan tanto en papel como por correo en formato PDF, ofreciendo un registro automático de la información, y la introduce en el ERP gracias a su potente motor de OCR.

Gracias a su avanzado flujo de aprobación de documentos de compras y ventas, podrá llevar un control exacto de los movimientos de aprobación, ya sea desde su cliente de Microsoft Dynamics NAV (Navision) o desde el Portal Web de Aprobaciones de Document Capture. Además cuenta con un archivo digital con búsqueda de texto completo.

Document Capture optimiza y automatiza todos los procesos – desde el momento en que se recibe un documento, hasta que pasados los años desee volver a encontrarlo.

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La solución de digitalización certificada por la AEAT

Document Capture, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta manera, todas las facturas digitalizadas con Document Capture, tiene validez en todo el territorio español.

Document Capture está homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.

El proceso de digitalización certificada para facturas permite obtener copias digitalizadas de los documentos en papel que son válidas a nivel legal. Esto permite que los originales en papel puedan ser destruidos y por tanto ya no solo se ahorre tiempo y esfuerzo, sino que ahora también se ahorre en espacio.

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El proceso de digitalización se realiza de manera totalmente automática y desasistida, lo que garantiza la no modificación del documento desde que se escanea hasta que se genera el PDF. Al documento digital resultante se le aplica automáticamente una firma basada en un certificado digital (proporcionado por el cliente) y se le incrusta una serie de metadatos entre los cuales figura la referencia de homologación de la Agencia Tributaria.

Finalmente se garantiza una base de datos de la cual se puede recuperar la factura digitalizada en cualquier momento, por ejemplo, a la hora de recibir una inspección o pasar una auditoría. De esta manera se garantiza una recuperación rápida y fiable de los documentos que agiliza los procesos administrativos.

Características de Document Capture

Con el exclusivo Document Capture Service el complicado proceso de registrar documentos en Microsoft Dynamics NAV (Navisión) es completamente automatizado.

A través de direcciones de correo electrónico predefinidas y de carpetas en un servidor de archivos, todos los documentos que lleguen serán automáticamente descargados y reconocidos ópticamente con lector OCR. Los documentos en papel pueden ser escaneados y enviados de la misma forma.

Con Document Capture cumplimentar toda la información necesaria para registrar un documento de una factura, se realiza prácticamente sin la necesidad de teclear. Por cada proveedor se crea una plantilla, muy fácil de configurar.

Usted solo tendrá que marcar en la imagen de la factura los datos que desee, lo que a partir de ese momento será recordado. Se puede añadir más información, tal como cuenta financiera, número de trabajo y código de dimensión, que se agregarán automáticamente.

Document Capture hace posible que toda la organización, de forma rápida y efectiva, pueda presentar facturas y otros documentos para su aprobación. Cada autorizador podrá recibir un e-mail con una relación de todas las facturas que debe atender.

Cuando una persona ha aprobado una factura, esta quedará disponible para su posterior contabilización y pago. Usted podrá también fijar un umbral máximo de aprobación para cada autorizador, de forma que si la cuantía de la factura es superior a esa cantidad máxima, el documento será reenviado al siguiente autorizador. Es también posible establecer diversos autorizadores, así como dejar que sean las dimensiones (departamento, proyecto o similar) las que decidan quién es la persona que debe aprobar un documento.

Como autorizador usted podrá llevar a cabo la imputación y asignación a la cuenta contable correspondiente, y añadir información adicional antes de la aprobación definitiva.

Con Web Approval Portal usted se asegura de que aquellos trabajadores que no tengan acceso a Microsoft Dynamics NAV (Navision) tengan las mismas posibilidades de aprobar un documento. Para aprobar un documento solo será necesario que tengan acceso a internet, con independencia de dónde se encuentren.

Las aprobaciones en el Web Portal se realizan en tiempo real, por lo que tendrá en todo momento una visión actualizada, con independencia de quién es la persona que apruebe.

Document Capture contiene funciones avanzadas que permiten de forma efectiva cotejar una factura de compra recibida con una orden de compra. Esto puede ser realizado manualmente o puede configurarse para ser realizado en base al encabezamiento de la factura o línea por línea.

Es posible también establecer una cantidad-tolerancia para cada proveedor, que decidirá si la factura puede ser automáticamente aprobada para su contabilización, o debe ser enviada para su aprobación.

Con Document Capture podrá «arrastrar y soltar» cualquier tipo de archivo o correo electrónico a cualquier partida de Microsoft Dynamics NAV (Navision). Por ejemplo, podrá adjuntar a una factura un correo electrónico con la oferta original del proveedor, una imagen de una entrega equivocada u otros documentos relevantes en relación con una aprobación.

Puede utilizar también Drag-and-Drop para adjuntar documentos importantes a tarjetas de clientes o de proveedores. De forma equivalente, utilizando Drag-and-Drop en el módulo de proyecto podrá anexar documentación importante directamente en el proyecto de que se trate.

Todo esto es posible tanto para el cliente adaptado por funciones como para el clásico – o directamente a través de Web Approval Portal.

Document Capture hace posible que el departamento de Contabilidad tenga el control de todos los documentos de facturas pendientes de aprobar. Mediante una vista dedicada usted podrá conocer en tiempo real quién es el autorizador, el estado actual, comentarios, documentos adjuntos y mucho más.

Cada autorizador tiene, además, posibilidad de nombrar un sustituto en caso de ausencia. Esta configuración puede ser también realizada por el departamento de contabilidad, por lo que queda asegurado que todos los documentos serán aprobados a tiempo.

Se acabó el buscar documentos para un auditor, o para un colega que va a comprar de nuevo un producto y quiere ver la última factura. Todos los documentos PDF que contienen todos los datos de la factura original son almacenados en el archivo Document Capture, que es una parte de Microsoft Dynamics NAV (Navision). Esto hace posible volver a encontrar una factura, en base no solo a datos procedentes de Microsoft Dynamics NAV (Navision), sino también a información que está registrada únicamente en la factura original, como, por ejemplo, números de referencia específicos, números de proveedor o números de serie.

Demo de Producto de Document Capture

Diga adiós a la marea de documentos

 

Conozca a través de esta demo de producto porque Document Capture es la solución más completa a nivel mundial para escanear facturas y otros documentos directamente desde Microsoft Dynamics NAV (Navision).

Descubra usted mismo la única solución en el mercado que ofrece registro automático de documentos, reconocimiento con lector OCR, un avanzado flujo de aprobaciones y un archivo digital con búsqueda de texto completo.

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¿On Premise OCR o Cloud OCR?

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On-Premise OCR para Document Capture tiene unos costes de implementación, operación y actualización. A cambio recibirá un volumen más grande de páginas procesadas por OCR gratis.

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Cloud OCR para Document Capture es un servicio alojado en Microsoft Azure. No tiene costes de implementación ni de operación, y siempre dispondrá de la última versión de nuestra tecnología OCR.

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