A la hora de elegir un ERP, siempre nos cuestionaremos cuál va a ser el que mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa. Sin embargo, al buscar información, siempre encontraremos que nos recomendarán uno u otro dependiendo del tamaño de la empresa; si un cliente es grande nos dirán que la mejor opción es Microsoft Dynamics AX, mientras que Microsoft Dynamics NAV será adecuado para una empresa de menor tamaño. Sin embargo, esta afirmación categórica no puede ser aceptada como la única verdad. Hay ejemplos donde Microsoft Dynamics NAV se utiliza con éxito en empresas con 100, 200, o incluso miles de usuarios. Por lo tanto, no es correcto afirmar firmemente que la elección del sistema depende principalmente del tamaño de la empresa y del número de usuarios del software.

El criterio clave de la elección del sistema ERP radica en la unión entre el tamaño de la empresa (incluyendo la cantidad de datos que manejan y su tipología) y la necesidad de usos (una interfaz simple y personalizable). El hecho de que la empresa tenga cinco o 1.000 usuarios no es tan importante.

Si la empresa opera, por ejemplo, en el sector mayorista, donde el objetivo primordial es la posibilidad de que los usuarios puedan procesar fácilmente y rápidamente los datos, Microsoft Dynamics NAV probablemente será una opción mucho mejor. La visualización personalizada de datos proporcionará una mayor eficiencia, ya que se necesitará menos tiempo para obtener la información requerida.

Al analizar el tamaño de la empresa, nos debemos fijar en la cantidad de datos (la eficacia con que el sistema puede procesar grandes cantidades de datos) y su complejidad (la complejidad de los procesos). Si bien es verdad que ciertos ERP están diseñados para soportar mayores volúmenes, pueden perder sus ventajas funcionales sobre otros, como Microsoft Dynamics NAV, que proporcionan la misma funcionalidad pero son más fáciles de usar. Dynamics NAV también ofrece características que no están presentes en versiones básicas de otros ERP, como el desglose de Costos por bienes, que Microsoft Dynamics NAV puede realizar de forma automática.

El rendimiento de estos sistemas también está determinado en gran medida por la infraestructura de servicios o hardware. Un factor importante es la elección de los servidores donde se instalará el sistema. Al elegir un ERP, hay que tener en cuenta la inversión en la infraestructura del servidor, ya que muchos sistemas exigen este elemento. En Microsoft Dynamics NAV, estas inversiones serán menores, ya que el propio sistema es menos exigente con el hardware. Debe tenerse en cuenta que Microsoft Dynamics NAV está equipado con una variedad de herramientas gratuitas para la compresión y archivado de datos, que pueden ser utilizadas libremente por el cliente para mejorar el rendimiento.

Asimismo, es importante tener en cuenta la facilidad de uso que nos va a proporcionar un ERP. Debemos elegir una interfaz de usuario que nos sea la más conveniente para nuestros objetivos. Algunos ERP necesitan enviar una solicitud al servidor para sacar información, que luego se compila y se muestra. Sin embargo, Microsoft Dynamics NAV resume los datos durante el procesamiento de manera que el usuario tiene que hacer menos clics del ratón para ver los datos. La interfaz del sistema Dynamics NAV es significativamente más cómoda y fácilmente legible para el usuario, y permite al usuario recorrer los datos rápidamente.

Otra cosa importante a comparar es el coste que nos va a suponer el sistema elegido. Los ERP que usualmente nos sugieren como mejores para grandes empresas, suelen tener configuraciones mucho más extensas que necesitamos ajustar y también un mayor coste en la formación de los usuarios, por lo que los costes finales de implementación del sistema son bastante elevados. Si la empresa no tiene la necesidad de unas funcionalidades tan extensas, este aspecto debe ser definitivamente tenido en cuenta para rentabilizar la inversión.

También existen diferencias en los costes de licenciamiento. En el caso de Microsoft Dynamics AX,  basado en el Microsoft RSP (precio de venta recomendado), la licencia de funcionalidad mínima con 3 usuarios Enterprise de Microsoft Dynamics AX (equivalente a Dynamics NAV – Full User) es aproximadamente un 290% más cara que la misma licencia de Microsoft Dynamics NAV. La misma licencia con 30 usuarios de Dynamics AX cuesta un 48 % más que la de Microsoft Dynamics NAV. Además, el costo por cada usuario adicional será superior al 33% en el sistema Microsoft Dynamics AX.

Cabe señalar que Microsoft ofrece regularmente condiciones especiales, en particular, para la compra de Microsoft Dynamics NAV, lo que aumenta aún más los beneficios de precio / rendimiento al elegir Microsoft Dynamics NAV.

Por último debemos destacar la tendencia del mercado, que está produciendo un cambio mucho más rápido hacia la nube de lo que se pensaba. En la actualidad, Microsoft Dynamics NAV es básicamente un producto completamente orientado a la nube con usuarios web y móviles completos (incluyendo tablets). Por el contrario, otros ERP no disponen actualmente de cliente web (posibilidad de conectarse al sistema a través de un navegador web y utilizar casi el 100% de la funcionalidad del sistema) o tablet client (funcionalidad disponible a través de una interfaz especialmente diseñada para tablets).

Microsoft Dynamics NAV está disponible con integración de Office 365, incluyendo una autorización para todos los programas, la integración con el servidor de correo de Outlook, la oportunidad de crear plantillas de documentos individuales en Microsoft Word, poniendo a disposición un espacio para los datos del sistema y otras opciones. Por el contrario, esta integración no es actualmente tan completa en otros ERP, aunque los datos también se puedan exportar a otros formatos como Excel o pdf… y tengan integración con otras aplicaciones como Word.

En resumen, Microsoft Dynamics NAV cuenta con una cómoda interfaz de usuario, una excelente relación coste / beneficio y una orientación clara hacia los servicios en la nube con la integración de Office 365, lo que demuestra claramente el enfoque futuro de esta solución.

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