La utilización de la factura electrónica aporta a las empresas, sobre todo a las PYMES, un gran ahorro de costes y una importante mejora de su productividad y eficiencia.
La factura electrónica es una representación informática de un documento tributario, generado electrónicamente, que reemplaza al documento emitido en papel y que trae consigo un sinfín de beneficios, como la disminución de los costes del proceso de facturación, la minimización del tiempo empleado en la emisión y recepción de las facturas y la contribución hacia un desarrollo más sostenible de la sociedad.
Según el Consorcio Digital de la Unión Europea, los costes de emisión de una factura son 2,50 € (impresión, manipulado, sobre y sello postal) y los de recepción 1,18 € (manipulado, recepción e introducción de datos). Con el uso de la e-Factura, el coste total de emisión y recepción no llega a 0,20 €, por lo que el coste y los tiempos dedicados a enviar una factura de forma manual son 15 veces superiores a los requeridos con la incorporación de la e-Factura a la empresa.
Gracias al acceso y entrega automatizados de la información de facturación, las empresas que ya utilizan soluciones y servicios de correo están reduciendo de forma considerable el tiempo de gestión documental hasta en un 96% y los costes de envío en un 40–80%. Con un sistema automatizado de Factura Electrónica, cada factura se puede procesar automáticamente y enviar electrónicamente en tiempo real junto a los documentos que la justifican y los clientes pueden elegir cómo quieren recibir las facturas.
AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS DE VENTA (para aplicaciones ERP)
En la actualidad existen potentes soluciones que facilitan la integración de las mejores prácticas relativas a la gestión de pedidos de ventas con las principales soluciones ERP del mercado. Con la automatización de la Gestión de Pedidos, los usuarios de un ERP se benefician de la capacidad de principio a fin para recibir, introducir y realizar un seguimiento de las facturas entrantes de proveedores, incluyendo captura y envío automatizados, envío para gestión de excepciones y elaboración de informes detallados.
Este tipo de soluciones combinan la captura dinámica de contenidos con un workflow y un seguimiento del proceso integrados para ayudar a los usuarios del ERP a afrontar los desafíos de la entrada manual de datos, el envío manual de papel, la falta de coordinación y de transparencia dentro del proceso tradicional de pedidos de clientes como parte del ciclo desde el pedido hasta el pago.
¿Cómo funciona una solución para automatizar la Gestión de Pedidos?
Cuando llega un fax, un correo electrónico o un pedido en formato papel o electrónico, este tipo de soluciones permiten la captura de datos como el número de cliente, número de producto y fecha de vencimiento para enviarlo y clasificarlo (por lo general, sin necesidad de plantillas predefinidas). Los datos capturados se validan automáticamente respecto a los datos existentes en el ERP y son transferidos a continuación a la aplicación de gestión de pedidos.
Una imagen del pedido de venta se une directamente a la nueva transacción de negocio, permitiendo a los usuarios ver los documentos originales sin dejar el sistema ERP cuando sea necesario. El documento puede almacenarse físicamente dentro de la solución de gestión de contenidos u otros sistemas de archivo, pudiéndose enviar automáticamente la confirmación al cliente sobre la creación de la entrada en el ERP. Estas soluciones permiten además guardar el registro de todos los documentos entrantes hasta su creación en el ERP, permitiendo el seguimiento y control del proceso. Esta automatización del proceso, garantiza su coherencia.
Al eliminar pasos del proceso y aportar visibilidad al mismo, una solución para automatizar la Gestión de Pedidos ofrece generalmente un retorno de la inversión adicional inmediato. Los usuarios del ERP se benefician de un proceso completamente optimizado para rellenar los pedidos y realizar pagos más rápidamente, administración de ventas más efectivas y clientes más satisfechos.
| Si le ha interesado este artículo, suscríbase a nuestra Newsletter mensual para estar al día de últimas noticias, novedades y próximos eventos y seminarios online. |
